COME MIGLIORARE LO SMART WORKING: LA PIZZA DI BEZOS, L’ORGANIZZAZIONE DELLE MADRI

Ottimizzare il lavoro da casa grazie ad un impiego efficiente di tecnologia e tempo per aiutare la comunicazione a distanza.

L’emergenza da Covid ha reso di moda lo smart working in mansioni che non necessitano di presenza fisica in azienda, come programmazione, grafica, contabilità. Alcune grandi società avevano già esternalizzato attività ripetitive, fra cui l’immissione di dati, a lavoratori da casa per risparmiare le spese fisse di uffici in città con costose quotazioni immobiliari.

Studi recenti stanno diffondendo i primi risultati del lavoro in remoto che confermano un aumento della produttività quando le persone possono contare su:

• un luogo dove isolarsi dal resto della famiglia
• una connessione stabile e veloce
• computer, attrezzature e software aggiornati e compatibili con gli incarichi da svolgere.

Vediamo pochi suggerimenti per trarre il massimo da una giornata smart.

ORGANIZZAZIONE

Nelle imprese, il settore dei sistemi informativi deve assicurarsi che i dipendenti abbiano l’ultima versione dei software con tool specifici a seconda dell’incarico, dando le indicazioni necessarie sulla sicurezza. Un’importante raccomandazione è quella di non andare online o farsi dei selfie con le password aziendali in bella vista.

Capi progetto o supervisor sono indispensabili nel fornire spiegazioni, assegnare compiti e scadenze, verificare il regolare avanzamento delle attività.

GESTIRE LA COMUNICAZIONE

Supportare i team in remoto non si traduce in un bombardamento di chiamate ai dipendenti. E’ provato che le persone isolate tendono ad esagerare nella comunicazione per il gusto di mostrarsi, a volte solo per non sentirsi sole. Non bisogna però dimenticare l’efficacia.

Il fondatore di Amazon, Jeff Bezos, adotta un semplice trucco per evitare che le riunioni si riducano ad una perdita di tempo: i partecipanti devono potersi nutrire con due pizze. Se il cibo non è sufficiente significa che c’è troppa gente e non si arriverà ad un obiettivo concreto, mentre i gruppi piccoli sono maggiormente efficienti e permettono ai soggetti timidi di esporre le proprie idee. Il metodo è consigliabile anche nel telelavoro.

DRESS CODE

Preparatevi come se doveste uscire. La cura della persona aiuta a combattere il senso di solitudine ricordandoci di essere sempre all’interno di una socialità. Se fate una riunione in pigiama o in boxer, come è capitato a Will Reeve figlio dell’attore scomparso Christopher Reeve (Superman) durante una diretta in Good Morning America, potreste perdere credibilità.

ORARIO

La tentazione è quella di andare avanti ad oltranza oppure di alzarsi tardi con la giustificazione che si è in casa. Meglio seguire una routine dividendo la giornata fra lavoro (con degli intervalli proprio come in ufficio), famiglia, tempo libero.

NO DISTRAZIONI

Dedicate uno spazio alla vostra postazione. Non lavorate sul tavolo della cucina, sul divano di fronte alla tv accesa o tenendovi vicino cani, gatti o altri animali da compagnia.

Aiutate la mente a concentrarsi associando il luogo alla funzionalità del lavoro.

I figli rischiano di procurare continue interruzioni, alcune esilaranti, magari durante le videochiamate dei genitori o dei nonni che si ritrovano sopraffatti dal protagonismo spontaneo dei bambini.

Qualche mese fa una madre ha attaccato un biglietto alla porta della stanza adibita ad ufficio.  L’avviso ha fatto il giro del web come popolarità.

La signora avvertiva i figli che era in riunione dalle 9.30 alle 11.00 del mattino con un imperativo “Non entrate!” a cui seguiva un elenco di risposte alle abituali richieste. Nel biglietto si leggeva: “La risposta alla vostra domanda potrebbe essere una delle seguenti: di sopra, nella lavatrice, non so cosa c’è per cena, NO, nella tua stanza, della frutta.” Un perfetto esempio di sintesi organizzativa.

DISCONNETETEVI

Essere online 24 ore al giorno non rende più produttivi, ma può trasformarsi in un’abitudine alienante. Staccate. Prendetevi una pausa caffè, fate una camminata (con mascherina), uscite con i vostri figli, portate a spasso il cane, fate ginnastica, distraetevi e non guardate sempre il vostro smartphone.

Continuate però a leggerci…

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